Gmail že dolgo ni več samo za zasebno pošto. Sam imam služben naslov na Gmailu že dolga leta in tudi pri drugih podjetjih vidim, da postaja čedalje bolj razširjen.

Gmail ima celo vrsto koristnih možnosti, s katerimi lahko prihraniš čas in delo – od predpripravljenih odgovorov do odlaganja pošte. Kar začnimo:

Ni časa za sporočilo? Preložite ga!

V eni od najnovejših prenov so inženirji v Gmail dodali gumb za odlaganje sporočil. Ob kliku lahko izbereš, ali ga boš preložil na kasnejši čas, naslednji dan ali kakšen specifičen datum. Pride zelo prav, če dobiš sporočilo, a nimaš časa takoj odgovoriti ali ukrepati.

Gmail gumb za preložitev.
Gumb za prelaganje sporočila v Gmailu.

ProTip: Google ne bi bil Google, če ne bi po nepotrebnem kompliciral življenja svojim uporabnikom. Čas, na katerega preložiš pošto je nastavljen vnaprej. Privzeto se recimo pojavi ob osmih zvečer, jaz pa ga raje vidim ob devetih, ko gredo otroci že spat. Lahko ga nastaviš, ampak kolikor sem lahko ugotovil, le v mobilni aplikaciji. Odpreš Settings in Snooze Settings ter nato izbereš čas, na katerega bo privzeto prestavljena pošta.

Ne izgubljaj časa s pogostimi odgovori

V službi pogosto pošiljam enake odgovore, kot so potrditev prejema, pošiljanje dokumenta, vprašanja glede roka in podobno. Namesto, da bi vsakič pisal isto besedilo, uporabljam predloge, imenovane Pripravljeni odgovori. Najdeš jih v zavihku Dodatno pod Nastavitvami.

Ko jih enkrat vklopiš se potem nahajajo na desni strani okna za pisanje sporočila, poleg kante za smeti

Gmail meni za pripravljene odgovore.
Meni s pripravljenimi odgovori je desno spodaj pod tremi pikami.

30 sekund, da prekličeš pošiljanje

Razveljavljanje pošiljanja rešuje življenja ali pa vsaj ogromno živcev. Tisočkrat sem v trenutku po kliku na gumb za pošiljanje ugotovil, da sem pozabil priponko ali kaj podobnega. Razveljavi pošiljanje je super, ker ti da nekaj sekund, da se premisliš, preden sporočilo odleti k prejemniku. 

Čas za razveljavitev imam nastavljen na 30 sekund. Odpri Nastavitve in zavihek Splošno ter možnost Razveljavi pošiljanje s spustnim menijem nastavi na 30 sekund (ali manj, če rad živiš na robu). 

Arhiviraj za čist nabiralnik

Inbox Zero (stalno popolnoma prazen nabiralnik) sicer ni moj cilj, vseeno pa redno arhiviram sporočila, s katerimi sem zaključil. Da je ta postopek hitrejši, poskrbi možnost dodatnega gumba. 

Odpri Nastavitve in zavihek Splošno ter vklopi možnost Pokaži gumb »Pošlji in arhiviraj« v odgovoru.

V oknu za sestavljanje sporočila se pokaže nov gumb za hitro arhiviranje ob pošiljanje. Brez skrbi – arhivirana nit se pojavi nazaj v nabiralniku, če prejmete novo sporočilo.

Gmail gumb za arhiviranje sporočil ob pošiljanju.
S klikom na levi gumb bo sporočilo arhivirano, takoj ko ga pošlješ.

Pike v Gmail naslovih so brezvezne

En bolj zanimivih lastnosti Gmaila je, da lahko v naslov vtikate pike, ne da bi s tem dejansko spremenili naslov. Recimo: majanovak@gmail.com in maja.novak@gmail.com sta za Gmail enak naslov. 

Seveda pa to ne velja za druge storitve. Če recimo želite na Twitterju ustvariti nov račun, pa ne želite ustvarjati novega poštnega računa, lahko samo v obstoječega vtaknete kakšno piko in voila, nov e-poštni račun. Vsa sporočila za novi račun na Twitterju boste dobili na svoj stari zvesti naslov.