S samodejnim napredovanjem šprintajte skozi svoj nabiralnik

Osebno prijateljem in družini priporočam, da v e-poštnih nabiralnikih prizadevno arhivirajo in brišejo sporočila. Saj prostor ni tak problem, ampak že če dobiš nekaj deset sporočil na dan, hitro porabiš bistveno preveč časa, da se prebijaš mimo nepomembnih ali že zaključenih sporočil.

Sam sicer ne živim po načelu Inbox Zero, kjer je cilj, da v nabiralniku sploh nimaš sporočil, vseeno pa poskušam dnevno arhivirati vsaj okoli 80 odstotkov sporočil.

Samodejno napredovanje olajša arhiviranje v Gmailu

S privzetimi nastavitvami vas Gmail ob brisanju ali arhiviranju vrže nazaj v nabiralnik. Lahko pa vklopite možnost samodejnega napredovanja, s katero se samo premaknete na naslednje sporočilo.

Možnost je pod Nastavitve Dodatno – Samodejno napredovanje.

Vklopite Samodejno napredovanje za hitrejše delo s pošto

Tako lahko na hitro arhivirate ali pobrišete sporočila v nabiralniku.

Izboljšajte storilnost z aplikacijo Forest in tehniko Pomodoro

Če želite narediti konec svojemu odlašanju, skoraj ni boljše tehnike kot Pomodoro. Postopek sem že opisal v svojem pregledu tehnike Pomodoro.

  1. Izberi nalogo, ki bi jo rad opravil.
  2. Časovnik nastavi na 25 minut.
  3. Po 25 minutah (obdobje imenujemo pomodoro) si privošči 5 minut oddiha.
  4. Ponavljaj postopek. Vsake 4 pomodore si privošči 10 ali 15 minut premora.

Teh 25 minut lahko merite s čemerkoli – z uro na telefonu ali fizičnim časovnikom za kuhanje. Včasih pa pomaga, če ti pomaga kakšna super aplikacija.

Forest je eleganten in zabaven

Te dni preizkušam aplikacijo Forest z zelo simpatičnim konceptom. Z vsakim pomodorom namreč v svoj gozd posadite drevo in nato opazujete, kako gozd uspeva z vašim trdim delom.

Za začetek odštevanja samo izberete vrsto drevesa in pritisnete gumb.

Uporaba ne bi mogla biti bolj enostavna – nastavite čas (lahko je tudi več kot 25 minut) in začnite z delom. Ko se časovnik izteče, drevo zraste in se pridruži gozdu.

Tako raste gozd, ko dodajate nova obdobja osredotočenega dela.

Seveda je tu nekaj zanimivih dodatkov. Za vsak pomodoro prejmete tudi virtualno valuto, s katero lahko v trgovini nato kupujete dodatna drevesa in podobno. Neobvezno, a zabavno.

Forest je na voljo kot aplikacija za iOS in Android ter razširitev za Chrome. Razširitev ni slaba, ker omogoča tudi blokiranje spletnih strani v času osredotočenega dela. Tako lahko dodate Facebook, Twitter, Reddit ali kaj drugega in jih ne boste mogli odpreti.

Za tehniko pomodoro ločene aplikacije prav zares ne potrebujete, vendar je Forest super, ker nudi simpatično vizualno predstavo vaših uspehov. Dejstvo pa je, da ljudje to potrebujemo, da ostanemo motivirani. Če ste tudi vi med njimi, je Forest dobra izbira.

Nastavite čas pošiljanja v Gmailu

Bonton e-pošte se stalno razvija in z vzponom pametnih mobilnih naprav se mi zdi, da je napočil čas, da se sporočil ne pošilja več izven delovnega časa. Sedaj namreč lahko z e-pošto zmotimo naslovnika kjerkoli in kadarkoli. In nič ni bolj neprijetnega kot prejem nujnega ali neprijetnega sporočila ob enajstih zvečer.

Obzirnost torej zahteva, da mislimo na prejemnika, četudi mi morda delamo pozno zvečer. Da pa pripravljenega sporočila ne bi pozabili poslati kasneje, Gmail že nekaj časa nudi možnost načrtovanja časa pošiljanja.

Ustvarite novo sporočilo in ob gumbu za pošiljanje se sedaj nahaja puščica za spustni meni.

gum za odloženo pošiljanje v gmailu
Kliknite na puščico za zakasnelo pošiljanje.

Odpre se okence, v katerem lahko izberete čas. Predlagane možnosti so običajno jutri zjutraj, danes popoldne in ponedeljek zjutraj. Za bolj natančno določanje je tu še možnost za izbiranje prilagojenega datuma in ure.

okno za izbiro časa odloženega pošiljanja v gmailu
Možnosti odloženega pošiljanja, ki so običajno na voljo

Nastavite lahko določen čas – od nekaj minut kasneje do več mesecev kasneje. Privzeto je čas nastavljen čez eno uro. Izberite čas in kliknite Pošlji po razporedu.

okno za izbiro časa odloženega pošiljanja v gmailu

Načrtovano sporočilo se znajde v mapi Načrtovano, kjer ga lahko poiščete, odprete in prekličete s klikom na povezavo Prekliči pošiljanje. Sporočilo se spremeni nazaj v osnutek in lahko ga urejate.

Deluje tudi v mobilnih aplikacijah

Odlog pošiljanja deluje tudi v mobilnih aplikacijah Gmail za Android in iOS. Ko ustvarite novo e-poštno sporočilo, se v zgornjem desnem kotu dotaknite treh pik za dodatne možnosti (na iOS so vodoravne, v Androidu pa navpične). Izberite možnost Določi razpored pošiljanja in nato izberite eno od možnosti.

Alternativne možnosti

Seveda to ni edina možnost za odloženo pošiljanje. Pravzaprav je glavna prednost Gmailove to, da je vgrajeno neposredno v izdelek in brezplačna. Je namreč zelo nerodna in zahteva kar preveč klikov.

Dobra alternativa je Boomerang for Gmail. Gre za razširitev, ki nudi odloženo pošiljanje in še cel kup dodatnih možnosti, kot so spremljanje odpiranja e-poštnih sporočil, spremljanje klikov na povezave ter premor na nabiralniku, ki začasno odloži dostavo novih sporočil, da se lahko osredotočite na svoje delo. Žal lahko brezplačno na mesec odloženo pošljete le 10 sporočil, za več pa je treba plačati 5 USD na mesec za osebno različico, ki ni na voljo v G Suite.

odlog pošiljanja v dodatku boomerang for gmail
Pri Boomerangu prideš do bistveno boljših možnosti razporeda z enim samim klikom. Škoda, da ni zastonj.

Najboljši način za iskanje ugodnih cen računalniških iger

Za vse, ki igramo računalniške igre, je bil prehod v digitalni svet pravi blagoslov. Poplava raznih spletnih trgovin namreč pomeni, da lahko računalniške igre kupujemo ceneje kot kdajkoli prej, saj ponudbe res ne manjka.

Najbolj enostavno lahko najnižje cene najdete s spletno stranjo IsThereAnyDeal. Najbolje bo, da si ustvarite račun in nato sestavite “čakalni seznam“, na katerega uvrstite igre, ki bi jih radi kupili poceni. Uvozite ga lahko tudi iz Steama.

Domača stran za odkrivanje iger

Seveda lahko tudi enostavno poiščete želeno igro in pogledate, kje jo dobite najbolj ugodno. Prihrankov željni imamo na tej strani res ogromno možnosti, med drugim:

  • Pregled zgodovine cen po posameznih trgovinah – tako lahko vidite, ali je trenutna cena najnižja ali pa je bila v preteklosti že nižja.
  • Obveščanje po e-pošti, ko cena doseže določen pogoj – recimo, najnižja cena v zgodovini, 50-odstotno znižanje in podobno.
  • Omejevanje iskanja glede na to, na kateri platformi se igra aktivira (Steam, Origin itd.)
  • Ustvarjanje zbirke iz kupljenih iger
V razpredelnici si lahko ogledate, ali res plačujete najnižjo ceno. R

Skratka, poceni iger vam ne bo zmanjkalo, prej denarja.

Alternativna možnost – /r/GameDeals

Dobra alternativa je tudi skupnost /r/GameDeals na Redditu. Tu uporabniki zbirajo najbolj sveže akcije, najbolj ugodne in privlačne pa priplavajo na vrh. Poleg tega se v komentarjih pogosto razvije pozitivna debata o igrah, kjer izveš več o igri, ki jo nameravaš kupiti.

Bližnjice v Gmailu prihranijo ure časa

Klikanje po gumbih in bližnjicah je za amaterje. Če želite res prihraniti čas, potrebujete tipkovne bližnjice. Brisanje, arhiviranje in odgovarjanje so z naslednjimi sedmimi bližnjicami bistveno enostavnejši in hitrejši.

  1. j in k za premikanje med sporočili naprej in nazaj. Če pri odprtem sporočilu pritisnete j, boste odprli naslednje (starejše) sporočilo. Tipka k odpre predhodno (novejše) sporočilo.
  2. r in a za odgovarjanje. S tipko r odgovorite na sporočilo, z a pa odgovorite vsem prejemnikom sporočila (odgovori vsem).
  3. f za posredovanje.
  4. e za arhiviranje sporočil. Priporočena praksa je, da arhivirate prebrana sporočila, ki jih ne potrebujete več.
  5. p in n za skakanje med sporočili v niti. Niti so sestavljene iz več sporočil in nekatere so lahko tako dolge, da ne veste več, kje je naslednje sporočilo. Ti bližnjici rešita to.
  6. # za izbris trenutno izbranega sporočila.
  7. u za vrnitev v pogled nabiralnika.

Če bližnjic slučajno nimate vklopljenih, najprej kliknite Nastavitve.

Kliknite vnos nastavitve.

Pomaknite se navzdol v nastavitvah in vklopite bližnjične tipke.

4 praktični nasveti, kako premagati odlašanje

Odlašanje je mogoče premagati, le vsakega dne se je treba lotiti na pravi način. Tudi sam imam pogosto težave z odlašanjem, zato sem za vas pripravil štiri praktične nasvete, ki so pomagali meni.

Potrebuješ jasen načrt za dan pred sabo

Prvih nekaj ur, ko se zjutraj znajdeš pred računalnikom, je najbolj storilnih. Kaj hitro pa se zgodi, da jih zapraviš na Twitterju, Facebooku ali YouTubu za prazne kalorije zabave. Največkrat na te strani zaplavamo, ker nimamo jasne predstave, kaj moramo narediti

Pri odlašanju zelo pomaga, če večer pred naslednjim delovnim dnem pripraviš načrt, kaj moraš narediti naslednji dan. Tako lahko takoj, ko sedeš za računalnik, začneš z delom, ne da bi izgubljal čas z odločanjem, kaj je pomembno in kaj je treba narediti. Namesto brezplodnega brskanja po nabiralniku se lahko takoj posvetiš delu.

seznam opravil pomaga pri premagovanju odlašanja
Seznam opravil je eno najboljših delovnih orodij in ne zahteva nič drugega kot list papirja in pisalo.

Naloge naj bodo specifične

Ko določaš naloge, ki jih je treba opraviti, moraš biti specifičen. Osebno mi je naloga “Napiši tekstpreveč splošna. Bistveno lažje se lotim dela, če jo razdelim v “Poglej posnetek“, “Pripravi osnutek“, “Preglej tekst“. 

Nalog, ki niso specifične, se težko lotimo, zato jih je treba razbiti na manjše dele, ki so bolj obvladljivi. 

Nalog naj ne bo preveč

Malo stvari te demoralizira tako hitro in učinkovito kot seznam nalog, na katerem je 20 opravil, ki naj bi jih opravil tisti dan. To je več kot zanesljiv recept, da zaradi odlašanja ne narediš ničesar. Najbolje je, da imaš za jutro predvideno manjše število pomembnejših nalog, ker zjutraj večinoma lahko naredimo največ. Priporočeno je, da nimaš več kot 10 nalog na dan.

Izklopi obvestila na telefonu

Objave na Facebooku, omembe na Twitterju in nova sporočila v nabiralniku te zmotijo, če si še tako skoncentriran. Sodobni telefoni imajo način delovanja, ki izklopi obvestila, razen klicev. Uporabite ga. Če bo kaj res nujnega, ljudje že pokličejo. 

obvestila na telefonu motijo koncentracijo in vodijo k odlašanju
Obvestila so strup za koncentracijo.

Raziskave kažejo, da človek po vsaki motnji, kakršna je prejeto obvestilo na telefonu, potrebuje 23 minut, da se skoncentrira nazaj na izvirno nalogo.

Brezplačen nasvet: Pri premagovanju odlašanja odlično pomaga tudi tehnika Pomodoro

Naredite konec odlašanju s tehniko Pomodoro

S tehniko Pomodoro lahko premagamo odlašanje. Večina nas ima namreč težave z odlašanjem opravil, še posebej pa to velja za tiste, ki delamo z računalnikom. Facebook, Twitter in YouTube stalno iščejo našo pozornost in kratek pogled se hitro prelevi v 10 ali 15 minut drsanja po objavah ali zabavnih videih. 

Nič nenavadnega. Naši možgani so privzeto nastavljeni tako, da stalno iščejo nekaj novega in te storitve jim to zagotavljajo na kvadrat. 

Za premagovanje odlašanja obstaja na tisoče taktik, med najboljšimi in najbolj enostavnimi pa je tehnika Pomodoro. Koncept je povsem enostaven: 

  1. Izberi nalogo, ki bi jo rad opravil.
  2. Časovnik nastavi na 25 minut.
  3. Po 25 minutah (obdobje imenujemo pomodoro) si privošči 5 minut oddiha.
  4. Ponavljaj postopek. Vsake 4 pomodore si privošči 10 ali 15 minut premora.
kuhinjski časovnih za tehniko pomodoro
Za tehniko Pomodoro ne rabiš veliko. Kuhinjski časovnik je dovolj.

Kaj potrebuješ za Pomodoro?

Bolj nizkotehnološke metode ni. Zadostujeta že kuhinjska ura in list papirja. Z uro meriš čas in na papir beležiš, kaj si naredil. 

Obstaja kakšna bolj hi-tech rešitev?

Absolutno. Tehnika je namreč zelo priljubljena in obstaja na tisoče strani in aplikacij za upravljanje pomodorov. Osebno uporabljam Pomodoro Tracker. Gre za spletno aplikacijo, ki poleg odštevanja časa omogoča tudi spremljanje opravljenih nalog in statistiko aktivnosti. 

Pomodoro Tracker je dobra spletna aplikacija za tehniko Pomodoro

Zelo priljubljen je tudi Focus Booster, ki je plačljiv, vendar brezplačna različica omogoča 20 pomodorov na mesec. Je pa zelo napreden. na voljo je kot aplikacija za različne operacijske sistem s sinhronizacijo in podobno. 

Zanimiva rešitev je tudi aplikacija Forest, ki sicer ni neposredno vezana na tehniko Pomodoro, spodbuja pa osredotočenost na delo. V aplikaciji posadite seme, nato pa iz njega raste drevo. Če zaprete aplikacijo, drevo umre. Če si priden, sčasoma pridelaš cel gozd. Na voljo je kot aplikacija za pametne telefone in razširitev za Chrome.

Imaš še kakšen nasvet za tehniko Pomodoro?

Pomodoro pride prav tudi pri spremljanju, koliko časa si porabil za kakšno nalogo. ali projekt. Če si za vsak zaključen pomodoro zapišeš, na čem si delal, lahko na koncu hitro vidiš, koliko časa je šlo za določeno opravilo. To pride še posebej prav, če si freelancer ali vodiš majhno podjetje. S pomodori lahko namreč preveriš, ali zaračunane storitve odražajo dejansko delo.

Najnovejša posodobitev za Windows 10 dodala “odložišče v oblaku”

Komaj nekaj dni je minilo, odkar sem pisal o naprednem odložišču Ditto, pa je Microsoft vmes v najnovejšo oktobrsko posodobitev za Windows 10 (Build 17763) že dodal zelo podobno možnost, ki nudi zgodovino za odložišče.

V bistvu gre za nekakšno vzporedno implementacijo, saj je tradicionalni CTRL + V še vedno uporabljen za navadno kopiranje. Za napredno opcijo morate stisniti Win + V. Odprlo se bo okno, po katerem se lahko pomikate gor in dol ter izberete želeno kopirano besedilo, fotografijo ali kaj drugega. 

Napredno odložišče v Windows 10
Na seznamu naprednega odložišča lahko izberete fotografije ali besedilo. 

Na žalost zadeva ne vključuje iskanja, kar je škoda. Po drugi strani pa sledi Microsoftovi oblačni strategiji in odložišče sinhronizira med napravami. Če imate dve napravi vpisani v isti račun, si tako lahko podajate besedilo ali fotografije. Sam veliko preklapljam med namiznim in prenosnim računalnikom, tako da bo to prišlo prav. 

5 trikov v Gmailu za hitrejše in bolj učinkovito delo

Gmail že dolgo ni več samo za zasebno pošto. Sam imam služben naslov na Gmailu že dolga leta in tudi pri drugih podjetjih vidim, da postaja čedalje bolj razširjen.

Gmail ima celo vrsto koristnih možnosti, s katerimi lahko prihraniš čas in delo – od predpripravljenih odgovorov do odlaganja pošte. Kar začnimo:

Ni časa za sporočilo? Preložite ga!

V eni od najnovejših prenov so inženirji v Gmail dodali gumb za odlaganje sporočil. Ob kliku lahko izbereš, ali ga boš preložil na kasnejši čas, naslednji dan ali kakšen specifičen datum. Pride zelo prav, če dobiš sporočilo, a nimaš časa takoj odgovoriti ali ukrepati.

Gmail gumb za preložitev.
Gumb za prelaganje sporočila v Gmailu.

ProTip: Google ne bi bil Google, če ne bi po nepotrebnem kompliciral življenja svojim uporabnikom. Čas, na katerega preložiš pošto je nastavljen vnaprej. Privzeto se recimo pojavi ob osmih zvečer, jaz pa ga raje vidim ob devetih, ko gredo otroci že spat. Lahko ga nastaviš, ampak kolikor sem lahko ugotovil, le v mobilni aplikaciji. Odpreš Settings in Snooze Settings ter nato izbereš čas, na katerega bo privzeto prestavljena pošta.

Ne izgubljaj časa s pogostimi odgovori

V službi pogosto pošiljam enake odgovore, kot so potrditev prejema, pošiljanje dokumenta, vprašanja glede roka in podobno. Namesto, da bi vsakič pisal isto besedilo, uporabljam predloge, imenovane Pripravljeni odgovori. Najdeš jih v zavihku Dodatno pod Nastavitvami.

Ko jih enkrat vklopiš se potem nahajajo na desni strani okna za pisanje sporočila, poleg kante za smeti

Gmail meni za pripravljene odgovore.
Meni s pripravljenimi odgovori je desno spodaj pod tremi pikami.

30 sekund, da prekličeš pošiljanje

Razveljavljanje pošiljanja rešuje življenja ali pa vsaj ogromno živcev. Tisočkrat sem v trenutku po kliku na gumb za pošiljanje ugotovil, da sem pozabil priponko ali kaj podobnega. Razveljavi pošiljanje je super, ker ti da nekaj sekund, da se premisliš, preden sporočilo odleti k prejemniku. 

Čas za razveljavitev imam nastavljen na 30 sekund. Odpri Nastavitve in zavihek Splošno ter možnost Razveljavi pošiljanje s spustnim menijem nastavi na 30 sekund (ali manj, če rad živiš na robu). 

Arhiviraj za čist nabiralnik

Inbox Zero (stalno popolnoma prazen nabiralnik) sicer ni moj cilj, vseeno pa redno arhiviram sporočila, s katerimi sem zaključil. Da je ta postopek hitrejši, poskrbi možnost dodatnega gumba. 

Odpri Nastavitve in zavihek Splošno ter vklopi možnost Pokaži gumb »Pošlji in arhiviraj« v odgovoru.

V oknu za sestavljanje sporočila se pokaže nov gumb za hitro arhiviranje ob pošiljanje. Brez skrbi – arhivirana nit se pojavi nazaj v nabiralniku, če prejmete novo sporočilo.

Gmail gumb za arhiviranje sporočil ob pošiljanju.
S klikom na levi gumb bo sporočilo arhivirano, takoj ko ga pošlješ.

Pike v Gmail naslovih so brezvezne

En bolj zanimivih lastnosti Gmaila je, da lahko v naslov vtikate pike, ne da bi s tem dejansko spremenili naslov. Recimo: majanovak@gmail.com in maja.novak@gmail.com sta za Gmail enak naslov. 

Seveda pa to ne velja za druge storitve. Če recimo želite na Twitterju ustvariti nov račun, pa ne želite ustvarjati novega poštnega računa, lahko samo v obstoječega vtaknete kakšno piko in voila, nov e-poštni račun. Vsa sporočila za novi račun na Twitterju boste dobili na svoj stari zvesti naslov.