S samodejnim napredovanjem šprintajte skozi svoj nabiralnik

Osebno prijateljem in družini priporočam, da v e-poštnih nabiralnikih prizadevno arhivirajo in brišejo sporočila. Saj prostor ni tak problem, ampak že če dobiš nekaj deset sporočil na dan, hitro porabiš bistveno preveč časa, da se prebijaš mimo nepomembnih ali že zaključenih sporočil.

Sam sicer ne živim po načelu Inbox Zero, kjer je cilj, da v nabiralniku sploh nimaš sporočil, vseeno pa poskušam dnevno arhivirati vsaj okoli 80 odstotkov sporočil.

Samodejno napredovanje olajša arhiviranje v Gmailu

S privzetimi nastavitvami vas Gmail ob brisanju ali arhiviranju vrže nazaj v nabiralnik. Lahko pa vklopite možnost samodejnega napredovanja, s katero se samo premaknete na naslednje sporočilo.

Možnost je pod Nastavitve Dodatno – Samodejno napredovanje.

Vklopite Samodejno napredovanje za hitrejše delo s pošto

Tako lahko na hitro arhivirate ali pobrišete sporočila v nabiralniku.

Nastavite čas pošiljanja v Gmailu

Bonton e-pošte se stalno razvija in z vzponom pametnih mobilnih naprav se mi zdi, da je napočil čas, da se sporočil ne pošilja več izven delovnega časa. Sedaj namreč lahko z e-pošto zmotimo naslovnika kjerkoli in kadarkoli. In nič ni bolj neprijetnega kot prejem nujnega ali neprijetnega sporočila ob enajstih zvečer.

Obzirnost torej zahteva, da mislimo na prejemnika, četudi mi morda delamo pozno zvečer. Da pa pripravljenega sporočila ne bi pozabili poslati kasneje, Gmail že nekaj časa nudi možnost načrtovanja časa pošiljanja.

Ustvarite novo sporočilo in ob gumbu za pošiljanje se sedaj nahaja puščica za spustni meni.

gum za odloženo pošiljanje v gmailu
Kliknite na puščico za zakasnelo pošiljanje.

Odpre se okence, v katerem lahko izberete čas. Predlagane možnosti so običajno jutri zjutraj, danes popoldne in ponedeljek zjutraj. Za bolj natančno določanje je tu še možnost za izbiranje prilagojenega datuma in ure.

okno za izbiro časa odloženega pošiljanja v gmailu
Možnosti odloženega pošiljanja, ki so običajno na voljo

Nastavite lahko določen čas – od nekaj minut kasneje do več mesecev kasneje. Privzeto je čas nastavljen čez eno uro. Izberite čas in kliknite Pošlji po razporedu.

okno za izbiro časa odloženega pošiljanja v gmailu

Načrtovano sporočilo se znajde v mapi Načrtovano, kjer ga lahko poiščete, odprete in prekličete s klikom na povezavo Prekliči pošiljanje. Sporočilo se spremeni nazaj v osnutek in lahko ga urejate.

Deluje tudi v mobilnih aplikacijah

Odlog pošiljanja deluje tudi v mobilnih aplikacijah Gmail za Android in iOS. Ko ustvarite novo e-poštno sporočilo, se v zgornjem desnem kotu dotaknite treh pik za dodatne možnosti (na iOS so vodoravne, v Androidu pa navpične). Izberite možnost Določi razpored pošiljanja in nato izberite eno od možnosti.

Alternativne možnosti

Seveda to ni edina možnost za odloženo pošiljanje. Pravzaprav je glavna prednost Gmailove to, da je vgrajeno neposredno v izdelek in brezplačna. Je namreč zelo nerodna in zahteva kar preveč klikov.

Dobra alternativa je Boomerang for Gmail. Gre za razširitev, ki nudi odloženo pošiljanje in še cel kup dodatnih možnosti, kot so spremljanje odpiranja e-poštnih sporočil, spremljanje klikov na povezave ter premor na nabiralniku, ki začasno odloži dostavo novih sporočil, da se lahko osredotočite na svoje delo. Žal lahko brezplačno na mesec odloženo pošljete le 10 sporočil, za več pa je treba plačati 5 USD na mesec za osebno različico, ki ni na voljo v G Suite.

odlog pošiljanja v dodatku boomerang for gmail
Pri Boomerangu prideš do bistveno boljših možnosti razporeda z enim samim klikom. Škoda, da ni zastonj.

Bližnjice v Gmailu prihranijo ure časa

Klikanje po gumbih in bližnjicah je za amaterje. Če želite res prihraniti čas, potrebujete tipkovne bližnjice. Brisanje, arhiviranje in odgovarjanje so z naslednjimi sedmimi bližnjicami bistveno enostavnejši in hitrejši.

  1. j in k za premikanje med sporočili naprej in nazaj. Če pri odprtem sporočilu pritisnete j, boste odprli naslednje (starejše) sporočilo. Tipka k odpre predhodno (novejše) sporočilo.
  2. r in a za odgovarjanje. S tipko r odgovorite na sporočilo, z a pa odgovorite vsem prejemnikom sporočila (odgovori vsem).
  3. f za posredovanje.
  4. e za arhiviranje sporočil. Priporočena praksa je, da arhivirate prebrana sporočila, ki jih ne potrebujete več.
  5. p in n za skakanje med sporočili v niti. Niti so sestavljene iz več sporočil in nekatere so lahko tako dolge, da ne veste več, kje je naslednje sporočilo. Ti bližnjici rešita to.
  6. # za izbris trenutno izbranega sporočila.
  7. u za vrnitev v pogled nabiralnika.

Če bližnjic slučajno nimate vklopljenih, najprej kliknite Nastavitve.

Kliknite vnos nastavitve.

Pomaknite se navzdol v nastavitvah in vklopite bližnjične tipke.

5 trikov v Gmailu za hitrejše in bolj učinkovito delo

Gmail že dolgo ni več samo za zasebno pošto. Sam imam služben naslov na Gmailu že dolga leta in tudi pri drugih podjetjih vidim, da postaja čedalje bolj razširjen.

Gmail ima celo vrsto koristnih možnosti, s katerimi lahko prihraniš čas in delo – od predpripravljenih odgovorov do odlaganja pošte. Kar začnimo:

Ni časa za sporočilo? Preložite ga!

V eni od najnovejših prenov so inženirji v Gmail dodali gumb za odlaganje sporočil. Ob kliku lahko izbereš, ali ga boš preložil na kasnejši čas, naslednji dan ali kakšen specifičen datum. Pride zelo prav, če dobiš sporočilo, a nimaš časa takoj odgovoriti ali ukrepati.

Gmail gumb za preložitev.
Gumb za prelaganje sporočila v Gmailu.

ProTip: Google ne bi bil Google, če ne bi po nepotrebnem kompliciral življenja svojim uporabnikom. Čas, na katerega preložiš pošto je nastavljen vnaprej. Privzeto se recimo pojavi ob osmih zvečer, jaz pa ga raje vidim ob devetih, ko gredo otroci že spat. Lahko ga nastaviš, ampak kolikor sem lahko ugotovil, le v mobilni aplikaciji. Odpreš Settings in Snooze Settings ter nato izbereš čas, na katerega bo privzeto prestavljena pošta.

Ne izgubljaj časa s pogostimi odgovori

V službi pogosto pošiljam enake odgovore, kot so potrditev prejema, pošiljanje dokumenta, vprašanja glede roka in podobno. Namesto, da bi vsakič pisal isto besedilo, uporabljam predloge, imenovane Pripravljeni odgovori. Najdeš jih v zavihku Dodatno pod Nastavitvami.

Ko jih enkrat vklopiš se potem nahajajo na desni strani okna za pisanje sporočila, poleg kante za smeti

Gmail meni za pripravljene odgovore.
Meni s pripravljenimi odgovori je desno spodaj pod tremi pikami.

30 sekund, da prekličeš pošiljanje

Razveljavljanje pošiljanja rešuje življenja ali pa vsaj ogromno živcev. Tisočkrat sem v trenutku po kliku na gumb za pošiljanje ugotovil, da sem pozabil priponko ali kaj podobnega. Razveljavi pošiljanje je super, ker ti da nekaj sekund, da se premisliš, preden sporočilo odleti k prejemniku. 

Čas za razveljavitev imam nastavljen na 30 sekund. Odpri Nastavitve in zavihek Splošno ter možnost Razveljavi pošiljanje s spustnim menijem nastavi na 30 sekund (ali manj, če rad živiš na robu). 

Arhiviraj za čist nabiralnik

Inbox Zero (stalno popolnoma prazen nabiralnik) sicer ni moj cilj, vseeno pa redno arhiviram sporočila, s katerimi sem zaključil. Da je ta postopek hitrejši, poskrbi možnost dodatnega gumba. 

Odpri Nastavitve in zavihek Splošno ter vklopi možnost Pokaži gumb »Pošlji in arhiviraj« v odgovoru.

V oknu za sestavljanje sporočila se pokaže nov gumb za hitro arhiviranje ob pošiljanje. Brez skrbi – arhivirana nit se pojavi nazaj v nabiralniku, če prejmete novo sporočilo.

Gmail gumb za arhiviranje sporočil ob pošiljanju.
S klikom na levi gumb bo sporočilo arhivirano, takoj ko ga pošlješ.

Pike v Gmail naslovih so brezvezne

En bolj zanimivih lastnosti Gmaila je, da lahko v naslov vtikate pike, ne da bi s tem dejansko spremenili naslov. Recimo: majanovak@gmail.com in maja.novak@gmail.com sta za Gmail enak naslov. 

Seveda pa to ne velja za druge storitve. Če recimo želite na Twitterju ustvariti nov račun, pa ne želite ustvarjati novega poštnega računa, lahko samo v obstoječega vtaknete kakšno piko in voila, nov e-poštni račun. Vsa sporočila za novi račun na Twitterju boste dobili na svoj stari zvesti naslov.